• Door het gebruik van het Google Cloud Platform en IMAKE kan ECDPM haar medewerkers over de hele wereld en op elk apparaat bijstaan, op een manier die daarvoor ondenkbaar was.

    Door de globalisering is er een grote nood aan onafhankelijke en internationale relaties. The European Centre for Development Policy Management (ECDPM) is een doe- en denktank gericht op deze internationale samenwerking en ontwikkeling tussen Europa en Afrika. De meeste medewerkers zijn dan ook bezig met onderzoek, lange termijn projecten en globale discussies over onderwerpen zoals voedselveiligheid en de relatie tussen de EU en Afrika.

     

    In traditionele organisaties zouden deze processen worden geoptimaliseerd door strikte planning, maar door het internationale karakter zou dat voor ECDPM een groot verlies van efficiënte betekenen. Qlouder en ECDPM ontwikkelden daarom een applicatie die medewerkers helpt van over de hele wereld makkelijk informatie te verwerken en tegelijkertijd de bezigheden te rapporteren aan de organisatie en zijn donateurs. IMAKE support zo alle medewerkers met hun processen, zonder een strikte structuur te verplichten.

  • Uitdaging

    Het mogelijk maken van efficiënte informatieverwerking, samenwerking en rapportering voor medewerkers verspreid over de hele wereld.

  • Benadering

    ECDPM overbrengen naar de Cloud en het leveren van een process serving application om alle informatie van medewerkers te verzamelen.

  • Resultaat

    Medewerkers kunnen gemakkelijk van over de hele wereld werken. ECDPM is dan ook sterk gegroeid, terwijl de IT-afdeling even klein kon blijven.

" Ik vind Qlouder een flexibele, vernieuwende organisatie. Ze komen altijd met oplossingen en dat is voor ons zeer waardevol."

Roland Lemmens , Controller ECDPM

Wat is IMAKE?

 

Het schrijven van onderzoeken, houden van presentaties en bezoeken en rapporteren van internationale conferenties vereist veel documentatie en samenwerking. Dit doen vanuit vele verschillende landen is niet vanzelfsprekend. Zo documenteerden medewerkers van ECDPM al hun projecten op eigen harde schijven, wat het delen en rapporteren van resultaten lastig maakt. Door eerst over te gaan naar G Suite en het Google Cloud Platform kon dit worden opgevangen. Medewerkers kunnen zo van over de hele wereld hun bestanden gebruiken, delen en tegelijkertijd samenwerken aan projecten.

 

G Suite was echter pas het begin. ECDPM had ook een toevoegende applicatie nodig om het proces rond alle data te verbeteren: IMAKE. Qlouder ontwikkelde deze applicatie via de Google App Engine en zo ontstond er een sterke verbinding tussen de Google Apps en de IMake applicatie zelf. Zo linken documenten automatisch naar Calender om projectinformatie als toevoegende tag te gebruiken bij gespendeerde uren. Ook kan informatie zo meer gestructureerd worden opgeslagen. Roland Lemmens, controller bij ECDPM : “Een medewerker van een project schrijft verschillende rapporten over conferenties, wij noemen dit ‘deliverables’, wanneer zij terugkomen maken ze een ‘back to office-report’, bestaande uit de informatie over de mensen waarmee zij spraken. Dit werk wordt vervolgens ook weer gerapporteerd en gezamenlijk afgestemd. Al deze informatie wordt nu in IMAKE verzameld. Zo maakt het deel uit van onze kennismanagementomgeving en kunnen we werk beter monitoren en evalueren. Zo is IMAKE het fundament om ons werk te doen.”

 

De integratie van Google Cloud en IMake zorgde niet alleen voor gemak voor de reizende medewerkers. Werkte ECDPM eerder op verschillende samenwerking en messaging software, zorgde de integratie van Google Cloud en IMAKE voor één platform en daardoor een stuk minder onderhoud. “Omdat de IT-afdeling zich niet meer bezig hoeft te houden met pure IT-resources, kunnen zij focussen op de business en echte waarde toevoegen aan processen. Terwijl de organisatie flink gegroeid is, kan de IT-afdeling nog steeds met hetzelfde aantal mensen werken. Zo gemakkelijk globaal samenwerken hadden we niet eerder voor mogelijk gehouden”